MAKALAH
KOORDINASI MANAJEMEN
Dosen:
Kasman,Drs.,M.M.
Dibuat
untuk memenuhi tugas perkuliahan pengantar manajemen
Oleh
:
Kelompok
5
1. (3402150052)
Zam-zam Mubarok
2. (3402150259)
Tria Nandini
3. (3402150274)
Tesa Trisna Tiani
4. (3402150089)
Vina Oktaviani
5. (3402150279)
Siti Hajar
6. (3402150293)
Febi Nurvizan
PRODI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS
GALUH
2016
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. atas bimbingan dan
penyertaan-Nya sehingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini.
Makalah ini berjudul ”KOORDINASI MANAJEMEN” disusun dalam rangka
memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Manajemen.
Kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kami menyelesaikan makalah ini. Terutama kepada dosen mata kuliah yang bersangkutan yang telah membimbing kami agar dapat mengerti tentang materi yang di bahas.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca,
walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Dalam penulisan makalah
ini kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknis penulisan maupun
materi, mengingat akan kemampuan yang kami miliki, untuk itu kami mengharapkan
dukungan dari pembaca sekalian demi menyempurnakan tugas makalah berikutnya.
Terima kasih.
Ciamis, Maret 2016
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR................................................................................................... i
DAFTAR
ISI.....................................................................................................................
ii
BAB
I PENDAHULUAN
a
Latar Belakang...................................................................................................... 1
b
Rumusan Masalah.................................................................................................... 1
c
Tujuan Penulisan...................................................................................................... 2
d
Manfaat Penulisan................................................................................................... 2
BAB
II PEMBAHASAN
a. Defenisi Pengkoordinasian/koordinasi...........................................................................3
b. Ciri- ciri Koordinasi.......................................................................................................4
c. Karakter Koordinasi.......................................................................................................5
d.
Syarat-Syarat Koordinasi...............................................................................................6
e. Fungsi Koordinasi..........................................................................................................6
f. Manfaat dan Tujuan Koordinasi.....................................................................................7
g. Tipe- Tipe Koordinasi....................................................................................................8
h. Sifat- Sifat Koordinasi....................................................................................................8
i. Pedoman Koordinasi......................................................................................................8
j. Cara Mengadakan
Koordinasi........................................................................................9
k. Pendekatan-pendekatan Untuk Pencapaian Koordinasi Yang
Efektif...........................9
l. Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar........................................................10
m. Meningkatkan Koordinasi Potensial............................................................................11
n. Metode Pengurangan Akan Kebutuhan Akan Koordinasi...........................................13
o. Penentuan Mekanisme Koordinasi Yang Tepat...........................................................13
p. Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif..............................................14
BAB
II PENUTUP
a
Kesimpulan...................................................................................................................15
b
Saran.............................................................................................................................15
DAFTAR
PUSTAKA............................................................................................................16
PENDAHULUAN
Untuk
melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dapat
dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya,
yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koordinasi didefinisikan sebagai proses
penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang
terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
terlebih dahulu. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab
tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,
yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.
Sebelumnya
manusia perlu mengerti arti kata organisasi. Di mana kata “organisasi“
mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau
kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan
pemerintahan, atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan
dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan
organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan
organisasi dapat tercapai dengan efisien. Di dalam sebuah organisasi diperlukan
adanya sebuah koordinasi antara manajer dan bawahannya untuk kelangsungan
organisasi itu sendiri.
B. Rumusan Masalah
a. Defenisi Pengkoordinasian/koordinasi
b. Ciri- ciri Koordinasi
c. Karakter Koordinasi
d. Syarat-Syarat Koordinasi
e. Fungsi Koordinasi
f. Manfaat Koordinasi
g. Tipe- Tipe Koordinasi
h. Sifat- Sifat Koordinasi
i. Pedoman Koordinasi
j. Pendekatan-pendekatan Untuk Pencapaian Koordinasi Yang
Efektif
k. Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar
l. Meningkatkan Koordinasi Potensial
m. Metode Pengurangan Akan Kebutuhan Akan Koordinasi
n. Penentuan Mekanisme Koordinasi Yang Tepat
o. Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi Yang Efektif
C. Tujuan Penulisan
a. Untuk mengetahui defenisi koordinasi
b. Untuk mengetahui karakter koordinasi
c. Mengetahui syarat-syarat koordinasi
d. Untuk mengetahui fungsi koordinasi
D. Manfaat Penulisan
a.
Kita dapat mengetahui
apa itu koordinasi
b.
Kita dapat mengetahui
karakter koordinasi
c.
Kita dapat mengetahui
apa saja yang menjadi syarat-syarat koordinasi
d. Kita dapat mengetahui fungsi koordinasi
BAB
II
PEMBAHASAN
Koordinasi adalah proses
mengintegrasikan tujuan dan kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah
(departemen atau bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien.
Menurut G.R. Terry, koordinasi
adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu
yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang
seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Definisi G.R. Terry
ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:
1. Jumlah usaha, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini.
3. Pengarahan usaha-usaha ini.
Menurut E.F.L. Brech, koordinasi
adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan
pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu
dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya diantara para anggota itu
sendiri.
Menurut
Mc. Farland, koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola
usaha kelompok secara teratur diantara bawahannya dan menjamin kesatuan
tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.
Menurut
Handoko kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan
komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan
bermacam-macam satuan pelaksananya. Handoko juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi
yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat
diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling
ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi
organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Hal
ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat bahwa koordinasi dan komunikasi adalah
sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga
mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa
dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.
Koordinasi
(coordination) adalah prose pengintregrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan
pada satuan yang terpisah (department atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi sacara efisien. Tanpa koordinasi,
individu-individu dan department-departement akan kehilangan pegangan atas
peranan mereka dalam organisasi.
Kebutuhan akan Koordinasi
Menurut James
D.Thompson, ada tiga macam salig ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi, yaitu:
a)
Saling ketergantungan yang menyatu (pooled
interdependent), bila satun-satuan organisasi tidak saling
tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan
harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan kerja setiap
satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
b) Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), di mana
suatu satuan organisasi harus melakukan
pekerjaan terlebih dahulu sebelum satuan yang lain bekerja.
c)
Saling ketergantungan timbale balik
(reciporal interdependent) merupakan hubugan memberi dan
menerima antar satuan organisasi.
Menurut
Handayaningrat koordinasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1
Bahwa tanggungjawab
koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu, koordinasi adalah
merupakan tugas pimpinan.
2
Adanya proses
(continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat
berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan
baik.
3
Pengaturan secara
teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di
dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang
bekerjasama, dimana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang
sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi.
Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda
kurang sempurnanya koordinasi.
4
Konsep kesatuan
tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha,
berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu
sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
5
Tujuan koordinasi
adalah tujuan bersama. Kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada
semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok dimana
mereka bekerja.
C. Karakter Koordinasi
Karakteristik Koordinasi yang Efektif :
1)
Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan
semua pihak terkait.
2)
Koordinator sangat proaktif dan stakeholders
kooperatif.
3)
Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau
kelompoknya (egosektoral).
4)
Tidak terjadi tumpang tindih tugas.
5)
Komitmen semua pihak tinggi.
6)
Informasi keputusan mengalir cepat ke semua
pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi.
7)
Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordinasi.
8)
Pelaksanaan tepat waKepala Sekolah.
9)
Semua masalah terpecahkan.
10)
Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan
rinci oleh masing-masing stakeholder.
D. Syarat-Syarat
Koordinasi
Adapun
syarat-syarat khusus umum yang ada dalam koordinasi adalah sebagai
berikut:
a. Sense of cooperation (perusahaan
untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang
pekerjaan, bukan orang per orang.
b. Rivalry, dalam
perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian,
agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan
c. Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian saling
menghargai
d. Esprit de corps, artinya
bagian-bagian yang diikut sertakan atau dihargai, umumnya akan menambah
kegiatan yang bersemangat.
Ringkasnya
kekuatan suatu organisasi ditentukan oleh spirit-esprit atau
semangatnya. Semangat ini ditentukan oleh tujuans dan cara-cara mencapai tujuan
itu dan ini meliputi doktrin. Selain semangat koordinasi juga harus mempunyai
aspek-aspek formal yaitu metode-metode, teknik yang ditunjukan untuk
mengeja/mencapai sasaran tersebut.
E. Fungsi Koordinasi
Koordinasi
adalah mengarahkan kegiatan seluruh unit dengan tujuan memberikan sumbangan
yang maksimal unutk tercapainya tujuan tertentu. Kegiatn koordinasi sangat
perlu di lakukan hal itu bertujuan agar terciptanya kopersi yang sebagai
berikut :
a.
Terkoordinir
b.
Harmonis
c.
Terarah
d.
Terintegrasi
e.
Tersinkronisasi
Koordinasi
merupakan langkah langkah kerja yang sangat ideal di antara mereka yang bekerja
di berbagai bagian guna menciptakan hasil yang nyata.
Dalam
koordinasi sangat di perlukan sikap – sikap sebagai berikut :
a.
System komunikasi
yang baik
b.
Umpan balik yang
positif
F. Manfaat Koordinasi dan Tujuan koordinasi
a. Manfaat koordinasi
1
Untuk
mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi) agar
tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien;
2
Memecahkan
berbagai konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait;
3
Agar
manajer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan
tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang saling bergantungan, semakin
besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan akan
pengkoordinasian;
4
Agar
manajer pendidikan mampu mengkoordinasikan pembangunan sektor pendidikan dengan
pengembangan sektor-sektor lainnya;
5
Agar
manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan
dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai
tujuan bersama dengan sumberdaya yang terbatas secara efektif dan efisien;
6
Adanya
pembagian kerja di mana semakin besar pembagian kerja, semakin diperlukan
pengkordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang
tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.
b . Tujuan koordinasi
1.
Untuk
mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di antara kegiatan-kegiatan
baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders;
2.
Untuk
memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan
sumberdaya pendidikan yang terbatas;
3.
Untuk
mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran kearah tercapainya
sasaran perusahaan.
4.
Untuk
menjuruskan keterampilan spesialis kearah sasaran perusahaan.
5.
Untuk
menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran.
6.
Untuk
mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan 6M kearah sasaran organisasi atau
perusahaan.
7.
Untuk
menghindari tindakan overlapping dari
sasaran perusahaan.
8.
Mencegah
terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontra produktif;
9.
Mencegah
terjadinya kekosongan ruang dan wakepala Sekolah; dan
10. Mencegah terjadinya persaingan yang
tidak sehat.
Menurut Hasibuan
terdapat dua tipe koordinasi, yaitu :
1
Koordinasi vertikal
adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan
terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang
dan tanggungjawabnya.
2
Koordinasi horizontal
adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan,
pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang
dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang
setingkat.
Menurut Hasibuan
terdapat tiga sifat koordinasi, yaitu :
1
Koordinasi adalah
dinamis bukan statis.
2
Koordinasi menekankan
pandangan menyeluruh oleh seorang coordinator (manajer) dalam rangka mencapai
sasaran.
3
Koordinasi hanya
meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Asas
koordinasi adalah asas skala (scalar principle = hierarki) artinya koordinasi
itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan da tanggung jawab yang
disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya
asas hierarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasi bawahan
langsungnya.
1
Koordinasi harus
terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak
sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat
bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan
keinginan berbeda.
2
Koordinasi harus
terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan
member.
3
Koordinasi harus
berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu
terjadi selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
4
Koordinasi harus
menggunakan pendekatan multi instansional, dengan wujud saling memberikan
informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang
satu dengan tugas yang lain.
J. Cara-Cara Mengadakan Koordinasi
1.
Memberikan keterangan
langsung dan secara bersahabat.
2.
Mengusahakan agar
pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut
masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri, tetapi tujuan
itu adalah tujuan bersama.
3.
Mendorong para
anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide-ide, saran-saran dan lain
sebagainya.
4.
Mendorong para
anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
5.
Membina human
relations yang baik antara sesama karyawan.
6.
Menejer sering
melakukan komunikasi formal dengan bawahan.
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung
pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
Ada tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu :
1.
Teknik-teknik manajemen dasar
Dengan mempergunakan
teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai
pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.
2.
Meningkatkan koordinasi potensial
Menjadi diperlukan bila
bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam
ukuran dan fungsi.
3.
Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak
efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan
dengan penyediaan tambahan sumber daya-sumber daya untuk satuan-satuan
organisasi atau pengelompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas
dapat berdiri sendiri.
Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah
komponen-komponen vital dalam manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan
sebagai berikut:
1.
Hirarki manajerial
Rantai perintah,
aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggungjawab dan
akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2.
Aturan dan prosedur
Adalah keputusan-keputusan
manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat
juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3.
Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangannya dapat digunakan
untuk pengoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap
sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu
lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi.
Bila mekanisme pengkoordinasian
dasar tidak cukup, investasi dalam mekanisme-mekanisme tambahan di perlukan.
Koordinasi potensial dapat di tingkatkan dalam dua cara, vertical dan
menyamping (horizontal):
1.Sistem informasi vertical. Sistem informasi vertical
adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewwati
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di
dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi
manajemen telah di kembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi dan pengawasan.
2.Hubungan-hubungan lateral (horizontal),
melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral
membiarkan informasi di pertukarkan dan keputusan di buat
pada tingkat hierarki di mna informasi yang di butuhkan ada.
Ada beberapa
hubungan lateral, yang dapat di perinci sebagai berikut:
a.Kontak langsung antara individu-individu yang dapat
meningkatkan efektivitas danefisiensi kerja.
b.Peranan penghubung, antara yang menanggani komunitas
antar departement sehingga mengurangi panjangnya
saluran komunikasi.
c.Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya
diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang
di jadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
d.Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh
misal manajer produk atau manajer proyek, perlu
diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus
memerlukan tingkat
koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari
seseorang.
e.Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai
kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh
satuan-satuan yang di intergrasikan dan implementasinya. Ini di
perlukan bila posisi pengintergrasian yang di
jelaskan pada diatas tiddak secara efektif
mengkoordinasikan tugas tertentu.
1. Sistem informasi vertikal
Adalah peralatan melalui mana
data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat
terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah
dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi
perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal)
Melalui pemotongan rantai
perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa
hubungan lateral, yaitu :
a.
Kontak langsung
antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisinesi
kerja.
b.
Peranan penghubung,
yang menangani komunikasi antar dapartemen sehingga mengurangi panjangnya
saluran komunikasi.
c.
Panitnya dan satuan
tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang
dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
d.
Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu
diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat
koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e.
Peranan penghubung
manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh
satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila
posisi pengintegrasian yang dijelaskan di atas tidak secara efektif
mengoordinasikan tugas tertentu.
f.
Organisasi matriks,
suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek
yang kompleks.
1.
Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan
Sumber daya-sumber daya tambahan
memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan
baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
2.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri
Teknik ini mengurangi kebutuhan
koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas
yang dapat bediri sendiri diserahi suatau tanggungjawab penuh salah satu
organisasi operasi (perusahaan).
Pertimbangan penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk
koordinasi adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan
kebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasai yang dibutuhkan organisasi untuk
melaksanakn operasi-operasinya? Berapa besar kemampuan pemrosesan informasi ?
Bilka kebutuhan lebih besar daripada kemampuan, organisasi harus menentukan
pilihan: meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan.
Sebaliknya, terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relative terhadap
kebutuhan secara ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan
memelihara mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal.
Bila
kebutuhan lebih besar dari kemampuan, organisasi harus menentukan pilihan :
meningkatkan koordinasi potensial atau mengurangi kebutuhan. Sebaliknya,
terlalu besar kemampuan pemrosesan informasi relative terhadap kebutuhan secara
ekonomis tidak efisien, karena untuk menciptakan dan memelihara
mekanisme-mekanisme tersebut adalah mahal. Kegagalan untuk mencocokan kemampuan
pemrosesan informasi dengan kebutuhan akan menyebabkan penurunan prestasi.
Peningkatan
spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar
derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan
kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.
Paul
R. Lawrence dan Jay W. Lorch mengungkapkan empat tipe perbedaan dalam sikap dan
cara kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu :
1
Perbedaan dalam
orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda
mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai
kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa
diverifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualitas produk. Bagian
akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses
organisasi.
2
Perbedaan dalam
orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang
harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian
penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka
panjang.
3
Perbedaan dalam
orientasi antar-pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan
keputusan yang cepat agar prosesnya lancer, sedangkan bagian penelitian dan
pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan
pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lainnya.
4
Perbedaan dalam
formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai
metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap
tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Koordinasi
(coordination) adalah prose pengintregrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan
pada satuan yang terpisah (department atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi sacara efisien. Tanpa koordinasi,
individu-individu dan department-departement akan kehilangan pegangan atas
peranan mereka dalam organisasi.
BAB
III
PENUTUP
Kesimpulan
Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok
apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan
suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada
dasarnya koordinasi merupakan suatu pemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya dalam
bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan hubungan dan kelancaran
informasi antara menejer dengan bawahan pun juga sangat perlu diperhatikan agar
dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan informasi (miss
comunications) ataupun tekanan dalam bekerja.
Selain
koordinasi yang efektif dalam pencapain tujuan juga perlu diperhatikan jumlah
bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau yang
biasa disebut rentang manajemen. Memeng sulit untuk menentukan jumlah yang
ideal karena hal ini tergantung pada banyak variabel, seperti besarnya
organisasi, teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin, tingkat manajemen
dan sifat-sifat pekerjaan lainnya, namun setidaknya kita dapat menemukan
rentang yang optimal untuk situasi khusus melalui penentuan batasan rentangan
bagi organisasi pada umumnya.. Terlalu
melebarnya rentang berarti manajer harus mengendalikan jumlah bawahan yang
besar sehingga menyebabkan tidak efisien. Sebaliknya jika rentang terlalu
sempit dapat menyebabkan manajer tidak digunakan sepenuhnya.
Dapat
disimpulkan bahwa Semakin besar jumlah rentang, semakin sulit untuk
mengoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan secara efektif.
Dengan
mempertimbangkan uraian-uraian tersebut maka suatu organisasi diharapkan
dapat berjalan dengan lancar serta dapat mencapai tujuan yang hendak dicapai.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar